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採用代行基礎知識

採用代行サービス活用の留意点

目的を明確にする

採用代行サービスの導入に関しては、活用目的を明確にしてから契約などの交渉に臨むことをおすすめします。

例えば、代行会社の専門性を活かして、母集団形成のコンサルティングを受ける場合には、「代行会社のサービスを何で評価するのか」その料金システムを含めて、契約時にきちんと詰めておくべきです。例えば、“採用人数”という成果で評価するのであれば、どういう応募者をいつまでに何人採用することを目標(契約)とするのか、あるいは、“業務の品質向上”を目的とするのであれば、学生のアンケート結果や応募者の数などで評価すべきでしょう。また、時間を掛けて、段階的にアウトソースを進めていく場合、プロジェクトごとの達成(管理)目標を決め、双方が共有しておくと、途中の修正も行いやすくなります。

このように、活用目的を明碓にしておかないと、担当スタッフの人柄や頑張り以外に代行会社の成果を正しく評価できないため、採用戦略そのものを評価できず、場合によっては、今後の方向性を決められないという事態を招きかねません。

他杜が始めたからとか、スタッフの異動や退職を契機に安易に利用するのではなく、何のためのアウトソースであり、それをどう評価し、自社の戦略達成に最適な方法なのかどうかを十分に検討することが大事です。

役割(責任)分担と報告・承認プロセスを明確にする

目的の明確化・共有化(可能であれば評価基準も)ができた後は、お互いの基本的な役割分担を明確にします。“アウトソースをする”ということは、「仕事の一部を外部化する」ということなので、「どの業務を自社で行い、どの部分をアウトソースするのか」という点を契約段階で書面化し、両社がしっかり理解しておくことが大変重要です。導入当初は、予想できない問題がおこりがちです。トラブルが起きた場合、双方の基本的な責任範用が明確であれば、その失敗を活かして改善が重ねられますが、曖昧だとギクシャクした関係になりがちです。

また、「どういう場合に報告や承認を求めるのか」も大切なプロセスであり、これを逸脱したオペレーションを行うとどこかで大きな問題がおこります。実際の業務は、応募者や競合他社の動きを始めとした市場の影響を受けやすく、大変流動的です。ある程度担当者に任せられることが分かると、多忙を理由にお互いにコミュニケーションをとらなくなりがちですが、プロジェクトの初期段階では報告の頻度を「週に1回」など決めておいて、確実なコミュニケーションの場を設定することをおすすめします。

業務整理にこだわらない

代行会社には、「急に担当者が辞めてしまったので、人を常駐で派遣して欲しい」という問合せが多く寄せられます。代行会社のスタッフを退職者の当面の補充として、「採用業務経験のある派遣社員」として利用したいというニーズなのですが、企業側がその費用を「派遣社員の人件費」で考えている反面、代行会社は「管理の不要な専門性の高いサービスそのものを提供している」と捉えているため、大概予算的に合わないという結論に至ります。
こうした考え方のズレの根本には、「アウトソーシングを行うためには、業務がきちんと整理されていなければ無理で、それまでは派遣社員のような常駐形式でなければ安心して仕事を任せられない」という誤った認識にあります。実際のところ、採用業務について言えば、業務整理も含めて代行会社に任せたほうがよいケースが多く見受けられます。どの企業も例外なく忙しく、十分なスタッフがいる大企業を除けば、アウトソーシングのために自らが業務整理を本格的に行うことは現実的に難しいからです。一方、代行会社は事業として業務を行っているので、少しでも効率的に行おうとする力が働き、その経験・専門性も手伝って、プロジェクトを通じて自然と改善されることも多いのです。

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