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採用代行基礎知識

採用代行会社の選定ポイント

採用代行会社の選定

市場が新しいこともあり、採用代行会社が提供するサービス内容・科金体系・品質はさまざまです。また会社の事業形態や採用戦略によっても選択方法は異なります。例えば、ベンチャー企業で自社に採用機能やノウハウがほとんどなく、それでも毎年一定の新卒学生を採用したいような場合は、“採用人数”を重視したほうがよいかもしれません。その一方、現在社内で安定した採用業務を行っており、戦略的に外部委託を検討する場合には、その“品質の安定度”を最も重視すべきでしょう。そこで、ここでは、自社に最も適した代行会社選択の考え方として以下のようなケースを前提にご紹介していきます。

前提条件

中期的な成果を重視し、出来るだけ同じ代行会社と取引きを行い、良いパートナー関係を目指したい。

業務の品質を重要視し、その管理機能もアウトソースしたい。

コストは、すべてを社内で行った場合よりも安く、流動化できることが条件。

上記の前提で検討した場合に、採用代行会社選択のポイントは、下記のとおりです。

採用代行会社選択のポイント

会社に一定の実績があり、業界内での評価も高い

業務品質に対する保証が文書化されている

スタッフの管理・育成システムがしっかりしており、総じてスタッフの質が高い

顧客志向が強く、目標達成意欲も強い

基本的な業務プロセス・対応プロセスが標準化(システム化)されている

見積もりが明確で、社内コストよりも安い

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業務品質

「業務そのものの外部委託」という観点からみると、代行会社を有効に使っている企業はまだまだ多くないのが現状です。イメージ的には派遣社員に近く、「常駐」を望む声が多いのはその最たる例です(つまり目の届くところでの業務を望み、管理が手放せないという状況)。こうしたケースでは、代行会社の担当スタッフの出来いかんで、ユーザー満足度が左右されがちです。この場合、担当スタッフにノウハウ・責任が集中しすぎ、採用代行会社が企業として業務を管理しづらくなるという問題が発生します。その一方で、「業務そのものを外部化する」という本来のアウトソーシングの目的により近い形でのニーズが大企業を中心に増えてきています。

このようなニーズの変化に伴い、代行会社にもより一層のサービスの向上が求められ、ITの代行会社なみの「サービスレベル保証書」を契約に盛り込むケースが昨今では一般化しています。

 

サービルレベル保証(service level agreement)の内容例

項目 サービスレベル(目標値)
スタッフィング ブランドイメージを向上するために、

実務経験3年以上のスタッフをアサインする。

予測される母集団数に対応できる電話機、ITインフラを整備する。

応募者への電話応答 月~金曜日:9:30~19:30

問い合わせには、原則としてその場で返答する。

業務担当者が対応できない問い合わせは、リーダーへ報告し、4時間以内に返答する。

お客様に確認が必要なものは、原則として24時間以内に返答する。

応募者へのメール対応 問い合わせには、原則として即日中に返答する。お客様に確認が必要なものは、原則として24時間以内に返答する。
処置ミス・トラブル報告

影響の軽微なものはリーダーを経由して、毎週レポートにする。

選考結果やブランドイメージに影響のあるものについては、
  (1)2時間以内に口頭もしくはメールにてレポートする。
  (2)リーダーより、原因と対策を翌日中にレポートする。

プロジェクト終了時、レビューをし、プロジェクトマネージャーがレポートする。

データ保存年 プロジェクト終了後、3ヶ月以内に返却、もしくは廃棄する。
セキュリティー対策

お客様のデータにアクセスできるスタッフを実名で報告し、特定する。

プライバシーマークの取得はもちろんメールの送信管理、印刷作業の制約管理を行っている。

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